Une liste déroulante permet d’imposer un ensemble de valeurs admissibles dans une cellule. Il est question d’une liste de choix avec des données prédéfinis qui est différent des cellules en saisie libre. C’est une fonctionnalité très utilisée.
L’utilité de cette fonctionnalité est plus visible lorsqu’on doit produire un document à remplir par d’autres utilisateurs. Vous avez alors la possibilité de spécifier des choix dans les cellules.
Comment créer la liste déroulante ?
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Pour la création des listes déroulantes dans Excel, deux étapes suffisent selon la complexité des données à afficher. La plus facile à faire, c’est de renseigner (entrer les données vous-même) les éléments de la liste directement sans que vous ayez recours à une source de données.
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer la liste déroulante.
- Ouvrez l’onglet Données dans le menu d’Excel. Dans la section Outils de données, sélectionnez Validation des données.
- Dans la petite fenêtre qui s’affiche, restez dans l’onglet Options puis sélectionnez Liste au niveau de la ligne Autoriser.
- Dans le champ Source, saisissez les éléments de la liste déroulante en les séparant par un point-virgule (;) puis validez.
- Vous venez de créer une liste déroulante.
Cette méthode est la plus facile. Mais nous avons parfois ces données dans un tableau situé dans le même document ou dans une plage de cellule. Alors, il faut utiliser ces cellules comme sources de données. Cette manière de faire est plus recommandé pour les longues listes. Encore plus lorsque les données doivent être évolutives.
Dans Excel, créér une liste déroulante en utilisant une source de données.
Cette méthode se déroule en deux étapes, pour ce faire, il faut au préalble créer une source de données. La source de données est une plage de cellules qui contiennent les différents éléments à afficher dans la liste déroulante.
Elle consiste à aller récupérer les éléments dans la plage source et à les afficher dans la liste déroulante. La source peut se trouver dans une autre feuille du même document Excel ou bien sur la feuille de calcul courante.
1) Création de la source de données
Votre source fonctionne exactement comme une base de données contenant les éléments de la liste déroulante. Ils doivent être enregistrés ligne par ligne dans une même colonne. Vous devez donc les choisir l’une après l’autre comme sur la capture ci-dessous.
Il est bien de savoir qu’il est possible d’avoir une source de données sur la même feuille que celle qui doit accueillir la liste déroulante. Mais pour une bonne pratique, il est conseillé de créer la source dans une autre feuille.
2) Création de la liste déroulante
Le processus est presque pareil que celui de la première méthode. C’est seulement au niveau du point 4 qu’il faut faire des clique en plus.
- 1) Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer la liste déroulante.
- 2) Allez dans l’onglet Données depuis le menu d’Excel. Dans la section Outils de données, sélectionnez Validation des données. Une petite fenêtre s’affiche.
- 3) Dans l’onglet Options de ladite fenêtre, sélectionnez Liste au niveau de la ligne Autoriser.
- 4) Dans le champ Source, cliquez sur la flèche à l’extrémité droite puis sélectionnez la plage contenant les données à afficher dans la liste. Appuyez ensuite sur Entrer puis sur Ok.
Notez que dans l’exemple, la source se trouve dans la plage de cellules G4 à G8 sur une autre feuille nommée Source de données. On aurait pu nommer cette feuille autrement. Par exemple “référence villes”, etc.
Alors vous êtes enfin capable de créer vos propre listes déroulantes !!!
